Бесплатная юридическая консультация
Попали в сложную ситуацию, где требуется квалифицированная помощь юриста? Обратитесь к нашим экспертам, это абсолютно бесплатно и конфиденциально
Москва и область
Санкт-Петербург
Главная - Предпринимательское право - Что хранится в личном деле работника после увольнения

Что хранится в личном деле работника после увольнения


что хранится в личном деле работника после увольнения

  • Анкета для личного дела
  • Внутренняя опись личного дела
  • Титульный лист / обложка личного дела

Образец заполнения внутренней описи для личного дела и листа зеверителя.

Как оформляется личное дело сотрудника

Рассмотрим, как оформить личное дело сотрудника. Личное дело сотрудника, который уволился должно включать досье и храниться в отделе кадров до конца года. Далее на протяжении трех лет после увольнения, все документы должны пройти техническую обработку и быть переданными в архив для дальнейшего хранения. После передачи папки в архив, есть еще некоторые аспекты, которые стоит выполнить:

  1. Дело должно быть прошитым или находиться в переплете.
  2. Не разрешается хранение с кнопками и скрепками, поэтому они предварительно убираются. Дело прошивается и упаковывается в твердую обложку. Это делается для того, чтобы бумаги лучше сохранились и не подвергались обтрепыванию.
  3. Все личные документы должны быть вложены в конверт, который потом подшивается в дело и нумеруется. Все вложения и приложения, которые делаются, нумеруются по очереди. Сюда входят: военный билет, трудовая книжка, диплом, удостоверение личности и другие документы, которые имеют значение.
  4. В конце дела подшивается чистый лист и составляется лист – заверитель, он не входит в общее количество листов, которые имеются в папке. Такие листы обязательно заполняются согласно нормативным актам, вся информация, которая на них содержится очень важная, так как там указывается весь перечень документов и дата хранения.

Особое внимание уделяется документам, которые находятся внутри папки. Они обязательно располагаются по хронологическому признаку. То есть, все должно идти от первого документа и до последнего по очереди, таким образом, выходит, что самым первым будет ранний документ, например, это может быть письменное разрешение сотрудника обрабатывать его данные, а последний документ соответственно будет сам приказ об увольнении.

Образец оформления

Согласно приказу под № 609, который был издан президентом 30.05.2005, каждое предприятие обязательно должно собирать данные о сотрудниках. Обязательными являются следующие документы:

  1. Анкета, резюме и характеристика, также отдельно включается листок по отделу кадров.
  2. Сотрудник должен предъявить копии паспорта, документов об образовании, ИНН, страхового свидетельства и документы, указывающие на семейное положение. Документы, которые несут личную информацию о человеке, например, такие как его семейное положение могут и не предъявляться работником, это делается по его собственному усмотрению. Иногда данная информация может как-то затргивать политические или регилиозные взгляды, что является ущемлением прав, поэтому данные документы могут приниматься только с согласия самого сотрудника.
  3. Сведения об аттестации.
  4. Контракт или трудовой договор.
  5. Приказы работодателя, которые связаны с переводом на иную должность или место работы, приказы об отпусках.

Какие документы хранятся в личном деле работника

Не все организации и работодатели ведут личные дела сотрудников. Обязательное их ведение предусмотрено законодательством РФ в отношении государственных и муниципальных служащих.

Так как они содержат персональные данные, работодатель обязан обеспечить надежность их ведения, хранения и порядок выдачи.

Из чего состоит (структура)

Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации. Каждое дело ведется в одном экземпляре, официальные бумаги в нем подшиваются по хронологии, брошюруются, нумеруются, к делу обязательно прилагается внутренняя опись.

Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается работодателем. Обычно в данный перечень включают:

  • согласие на обработку персональных данных;
  • копии документов об образовании, подтверждающие квалификацию работника;
  • заключение медицинской комиссии (если требуется для занимаемой должности);
  • справку о наличии (отсутствии) судимости (если требуется);
  • трудовой договор (экземпляр работодателя);
  • копию приказа о приеме на работу;
  • договор о неразглашении конфиденциальной информации, коммерческой тайны и др.;
  • договор о материальной ответственности и т. д.

В период работы досье пополняют:

  • аттестационные листы, характеристики (отзывы о работе);
  • копии документов о повышении квалификации;
  • копии приказов о перемещении, поощрениях, объявленных взысканиях;
  • дополнительные соглашения к трудовому договору;
  • докладные и служебные записки, объяснения, акты, уведомления и др.

При увольнении в дело подшиваются заявление и копия приказа об увольнении.

Мы разобрались, какие документы хранятся в личном деле сотрудника.

Сколько хранить

Такое досье — документ длительного хранения. Поэтому не нужно подшивать в него бумаги, срок хранения которых составляет менее 5 лет (заявления и приказы на отпуск, отгул, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т. д.).

Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу персональные данные, не установленные ФЗ о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах. Также запрещается хранить подлинники дипломов, военного билета, трудовой книжки и т. д.

Следует отметить, что в отношении госслужащих приобщение и хранение копий персональных документов в их персональных делах предусмотрено нормативным актом (п. 16 «Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела», утвержденного Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609). В отношении других категорий работников (коммерческие, бюджетные организации) обработка персональных данных может осуществляться в рамках заранее определенных, законных целей и ограничивается их достижением (ч. 2 ст. 5 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»). То есть чтобы хранить копии персональных документов, в Инструкции по работе с личными делами необходимо зафиксировать их перечень и обосновать цели их хранения.

Учет, внесение изменений и хранение

Сформированные личные дела регистрируются в журнале их учета. Номер дела и порядковый номер в журнале должны совпадать. Форма журнала не регламентирована.

Информация, хранящаяся в деле, должна быть актуальной. Поэтому в обязанность кадровых служб входит своевременное внесение в них всех изменений (персональных данных, регистрации актов гражданского состояния, смены должности и пр.) и приобщение поступающих документов к личным делам (заявлений, приказов, распоряжений и т. д.). Для того чтобы внести соответствующие изменения в учетные документы, работник должен подать заявление на имя руководителя организации и приложить к нему копии бумаг, служащих основанием для внесения правок. Нельзя вносить изменения со слов сотрудника, а им запрещается самостоятельно вносить какие-либо корректировки, изымать имеющиеся в нем документы и приобщать новые.

Личные дела должны храниться в месте, обеспечивающем к ним ограниченный доступ. Это могут быть как отдельные помещения, так и металлические запирающиеся шкафы (сейфы). Дела уволенных работников хранятся отдельно от действующих, а по истечении трех лет передаются в архив (для госслужащих — по истечении 10 лет).

Выдача личных дел работников

Порядок выдачи персональных дел во временное пользование должен быть утвержден в ЛНА. В нем необходимо зафиксировать правила и сроки выдачи документов работникам и сторонним организациям.

Личные дела во временное пользование выдаются только сотрудникам, которым это право предоставлено приказом руководителя. Дела выдаются на время, необходимое для выполнения конкретной задачи. Как правило, оно ограничивается пределами рабочего дня. По окончании рабочего времени кадровые работники обязаны проверить наличие папок в хранилище и принять меры по их возвращению в случае необходимости.

Работники могут ознакомиться с материалами своего дела с разрешения руководителя кадровой службы по заявлению в случаях, предусмотренных законодательством РФ, а также запрашивать из него копии любых документов. Ознакомление с материалами дела производится в специально оборудованном помещении под подпись в присутствии кадрового работника, ответственного за эту работу.

Сторонним организациям дело выдается только с разрешения руководителя организации при поступлении официального запроса, в котором обязательно должна быть указана цель получения информации. В случае принятия положительного решения по запросу дополнительно оформляется акт в 2-х экземплярах, которые подписываются руководителями обеих сторон и заверяются печатями. Один экземпляр акта остается в организации, второй направляется вместе с делом. В акте указывается срок, на который выдается личное дело, цель его выдачи, количество листов и т. д.

Стоит отметить, что согласно ФЗ от 27.07.2006 № 152, персональные данные могут быть переданы третьей стороне только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

Все факты выдачи личных дел фиксируются в соответствующем журнале либо на каждое дело заводится контрольная карточка, в которой отражается данная информация, и карточка-заместитель, которая ставится взамен дела.

Источник: http://gosuchetnik.ru/kadry/kakie-dokumenty-khranyatsya-v-lichnom-dele-rabotnika

Что должно быть в личном деле работника: образец

Для каждого работодателя важно, чтобы конфиденциальная информация о его сотрудниках хранилась систематизировано и на это есть несколько причин, достаточно веских. Причина номер один – так проще, при необходимости, найти сведения о работнике. Вторая причина – надёжная защита сведений от разглашения. И, наконец, третья причина – возможность быстро внести изменения и дополнения. С каждой из этих задач отлично справляется такое «изобретение», как личное дело сотрудника.

Какой порядок ведения документов

Личное дело представляет собой совокупность всех документов, которые имеют отношение к одному работнику, и содержит сведения о его трудовой деятельности и стаже. Все бюджетные организации ведут такую документацию, но иногда бывает и выборочное ведение, например, кадровый учет, распространяется на руководящий состав и лиц, которые несут материальную ответственность. Оформление личных дел уволенных подразумевает под собой следующие моменты:

  1. Необходимость внесения записей о всех изменениях, которые происходят с работником;
  2. Приобщение всех материалов, связанных со службой и их изъятие;
  3. Выдача материалов и заверение копий;
  4. Ведение внутренней описи;
  5. Периодическая проверка состояния документации;
  6. Закрытие и передача в архив для дальнейшего хранения.

Важно помнить, что ведение документов, которые включены в личное дело, обязательно должно быть утверждено локальным актом.

Как хранятся дела в отделе кадров

Отдел кадров должен хранить документы только тех сотрудников, которые работают. Они размещаются в специальном месте, к которому не могут иметь доступ третьи лица, это исключает возможность их потери или кражи. Как правило, для хранения используются специальные сейфы, которые запираются на ключ. Все документы располагаются в вертикальном положении под порядковым номером и в алфавитном порядке. В хранилище должен также присутствовать список всех личных дел.

Отдельно ведется журнал учета. Что касается общей формы, то она не утверждена, поэтому можно ее каждой организации разработать самостоятельно. По всем правилам, в конце рабочего дня обязательно проверяется наличие бумаг в сейфе. В случае пропажи должны немедленно приниматься меры по возвращению их на место.

Что такое личное дело сотрудника и нужно ли его заводить?

Личное дело состоит из обложки личного дела и документов сотрудника, которые содержат исчерпывающие сведения о работнике и о его трудовой деятельности (если речь идёт о студенте, то сведения о его обучении).

Для предпринимателей, в отличие от государственных учреждений, ведение личных дел сотрудников не обязательно, так как порядок кадрового учёта работников частных компаний устанавливается локальными нормативными актами, а не законодательно. Поэтому кадровые работники могут заводить личные дела не на всех сотрудников, а только на основную часть, в которую входят:

  • руководители и их заместители;
  • ведущие специалисты;
  • материально ответственные работники (кассиры, кладовщики и т.д.);
  • работники с перспективой повышения в должности и др.

Однако практика показывает, что гораздо удобнее вести учёт всех сотрудников независимо от их должности, потому как личное дело – это упорядоченный источник информации о каждом работнике, доступный в любое время.



Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *